Главная / Статьи /

Контур.Диадок — электронный документооборот с контрагентами

Материал носит справочный характер. «Аудит ПРО» больше не подключает Контур.Диадок и не оказывает поддержку по этому сервису — по подключению и тарифам обращайтесь напрямую к разработчику: diadoc.kontur.ru. А если нужна помощь со смежной задачей, поможем сами — ведением бухгалтерского учёта.

Что такое ЭДО и Диадок

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен документами между организациями в электронном виде, без бумажных оригиналов и курьеров. Счета, накладные, акты и другие документы подписываются электронной подписью и передаются через оператора ЭДО, а не печатаются и не пересылаются почтой.

Диадок — один из таких сервисов, его разрабатывает и поддерживает компания СКБ Контур. Через Диадок организация обменивается документами с контрагентами, которые тоже подключены к электронному документообороту — напрямую к Диадоку или к другому оператору, если между операторами настроен роуминг.

Как проходит обмен документами

Документ создаётся в учётной системе — 1С, бухгалтерской программе или личном кабинете сервиса — и отправляется через оператора ЭДО. Получатель видит его в своём личном кабинете, проверяет и подписывает электронной подписью — так же, как раньше расписывался на бумажном экземпляре.

У большинства документов, например счетов-фактур, УПД и накладных, подпись двусторонняя: сначала подписывает отправитель, затем получатель, после чего документ считается подписанным обеими сторонами и хранится у оператора в этом статусе.

Юридическая значимость: 63-ФЗ и электронная подпись

Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), по 63-ФЗ «Об электронной подписи» приравнивается к бумажному документу с собственноручной подписью. Такие документы можно предъявлять налоговой и использовать в суде наравне с бумажными.

Для работы в системе ЭДО организации нужна УКЭП — её выпускает аккредитованный удостоверяющий центр. Требования к подписи и порядок её получения со временем меняются, поэтому актуальные условия лучше уточнять у оператора ЭДО или удостоверяющего центра.

Роуминг между операторами ЭДО

Компании работают с разными операторами ЭДО: одни выбрали Диадок, другие — СБИС, Такском или иного оператора. Чтобы документ можно было отправить контрагенту на другой платформе, между операторами настраивается роуминг — соглашение, по которому документ уходит из одной системы и попадает в личный кабинет получателя в другой.

Роуминг не включается автоматически: обычно его настраивает сама организация в личном кабинете оператора, указав данные контрагента и оператора, к которому он подключён.

Кому подходит электронный документооборот

ЭДО удобен компаниям с большим количеством первичных документов — счетов-фактур, накладных, актов, УПД: чем больше документов проходит через бухгалтерию, тем заметнее экономия времени на их обработке, пересылке и хранении.

Нередко переход на ЭДО становится условием со стороны крупных контрагентов и маркетплейсов — они просят поставщиков подключиться к конкретному оператору. В этом случае документооборот стоит сразу встраивать в общий учёт, например в рамках абонентского бухгалтерского обслуживания.

Как подключиться

Подключение к Диадоку, выбор тарифа и настройка ЭДО — задача самого сервиса и удостоверяющих центров, которые выпускают электронную подпись. Актуальный порядок подключения — на официальном сайте diadoc.kontur.ru.

Мы в «Аудит ПРО» подключением ЭДО не занимаемся, но помогаем с тем, что происходит с документами дальше — учётом и отчётностью, независимо от того, каким оператором ЭДО пользуется ваша организация.